Datenschutzerklärung

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

valaeon GmbH
Im Mediapark 5
50670 Köln
Deutschland

Telefon: +49 221 94080120
E-Mail: info@valaeon.com

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Wir sind gesetzlich nicht zur Bestellung einer oder eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet und haben keine solche Person benannt. Für alle Anliegen rund um den Datenschutz erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wird, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

• Website-Logs: 7 Tage
• Kontaktanfragen und Terminbuchungen ohne anschließenden Vertragsschluss: Löschung, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist, spätestens 12 Monate nach dem letzten Kontakt
• Kontaktdaten im CRM bei bestehendem Geschäftskontakt: für die Dauer der Geschäftsbeziehung und anschließend bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
• Vertrags-, Buchhaltungs- und Abrechnungsunterlagen: 6, 8 bzw. 10 Jahre nach § 257 HGB und § 147 AO
• Bewerbungsunterlagen: 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden.

Sofern Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.

Wir setzen zum Teil Dienste ein, deren Anbieter ihren Sitz in einem Drittstaat haben oder deren Verarbeitung ganz oder teilweise in einem Drittstaat erfolgt.

Soweit für den betreffenden Drittstaat oder den betreffenden Anbieter ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt, etwa für die Schweiz oder für unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifizierte Unternehmen, stützt sich die Übermittlung auf Art. 45 DSGVO. In allen übrigen Fällen erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO in Verbindung mit ergänzenden Schutzmaßnahmen. Wir weisen darauf hin, dass in Drittstaaten ohne Angemessenheitsbeschluss kein mit der Europäischen Union vergleichbares Datenschutzniveau gewährleistet werden kann und insbesondere ein Zugriff durch dortige staatliche Stellen nicht in jedem Fall ausgeschlossen werden kann.

Eine Kopie der jeweils vereinbarten Garantien, insbesondere der Standardvertragsklauseln, können Sie unter den oben genannten Kontaktdaten anfordern.

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind (z. B. Weitergabe von Daten an Steuerbehörden), wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten unserer Kunden nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter.

Als Auftragsverarbeiter setzen wir insbesondere ein:

• Vercel Inc. für das Hosting dieser Website
• HubSpot Ireland Limited für das Kontaktformular, die Terminvereinbarung und die Verwaltung von Anfragen im CRM
• JOIN Solutions AG (Schweiz) für die Veröffentlichung von Stellenanzeigen und das Bewerbermanagement
• Microsoft Ireland Operations Limited für E-Mail- und Kalenderdienste

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

• Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
• Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Diese Website verwendet technisch notwendige Cookies, die ohne Einwilligung gesetzt werden können (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Darüber hinaus binden wir Formulare und einen Buchungskalender über HubSpot ein. Für das Laden dieser Inhalte benötigen wir Ihre Einwilligung in Marketing-Cookies; ohne diese Einwilligung bleiben die HubSpot-Einbettungen blockiert und werden Ihre Daten nicht an HubSpot übermittelt.

Analytics-Cookies werden aktuell nicht eingesetzt. Über den Cookie-Banner können Sie gezielt auswählen, ob Sie neben den notwendigen Cookies auch Marketing-Cookies akzeptieren. Sie können Ihre Entscheidung jederzeit über den folgenden Button oder erneut über den Banner ändern.

Rechtsgrundlage für Marketing-Cookies ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden, Cookies nur im Einzelfall erlauben oder generell ausschließen. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Der Provider dieser Website erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website – hierzu müssen die Server-Log-Dateien erfasst werden. Die Logdateien werden nach 7 Tagen gelöscht.

Auf dieser Website nutzen wir Dienste von HubSpot. Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer aus dem Europäischen Wirtschaftsraum ist:

HubSpot Ireland Limited
HubSpot House, 1 Sir John Rogerson's Quay
Dublin 2, D02 CR67
Irland

Zwecke und Funktionen

Wir setzen HubSpot ein für:

• das Kontaktformular und weitere Anfrageformulare auf dieser Website (HubSpot Forms)
• die Online-Terminvereinbarung über den Buchungskalender (HubSpot Meetings)
• die anschließende Erfassung und Bearbeitung Ihrer Anfrage in unserem Kundenbeziehungsmanagement (HubSpot CRM)

Verarbeitete Daten

Bei der Nutzung eines Formulars oder des Buchungskalenders verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Telefonnummer (soweit angegeben), den Inhalt Ihrer Anfrage sowie bei einer Terminbuchung den gewünschten Termin und Ihre Zeitzone. Zusätzlich fallen beim Laden der eingebundenen HubSpot-Inhalte technische Zugriffsdaten an, insbesondere Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Betriebssystem sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs.

Die als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben sind erforderlich, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten oder den Termin bestätigen können. Ohne diese Angaben können wir die jeweilige Funktion nicht bereitstellen. Alle übrigen Angaben sind freiwillig.

Einbindung und Datenübertragung

Formulare und Buchungskalender werden von Servern von HubSpot geladen. Dabei wird Ihre IP-Adresse an HubSpot übertragen. HubSpot kann in diesem Zusammenhang technisch notwendige Cookies setzen. Ein seitenübergreifendes Analyse-Tracking über den HubSpot Tracking Code setzen wir nicht ein.

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung der von Ihnen eingegebenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder der Erfüllung eines Vertrags dient. Steht Ihre Anfrage nicht im Zusammenhang mit einem Vertragsverhältnis, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten Bearbeitung von Anfragen und an einer strukturierten Kontaktverwaltung). Das Speichern und Auslesen der für die Funktion erforderlichen Informationen auf Ihrer Endeinrichtung stützt sich auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Soweit wir eine Einwilligung einholen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Auftragsverarbeitung und Speicherort

HubSpot ist für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor. Unser HubSpot-Konto ist mit Datenhaltung in der Europäischen Union eingerichtet, sodass die Kundendaten grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert werden. Ein Zugriff aus den Vereinigten Staaten oder eine Übermittlung dorthin, etwa im Rahmen von Support und Wartung oder beim Einsatz einzelner Unterauftragsverarbeiter, kann gleichwohl nicht in jedem Fall ausgeschlossen werden. Solche Übermittlungen werden auf Grundlage der Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert.

Übernahme in unseren Kalender

Ein über HubSpot gebuchter Termin wird in den Kalender der zuständigen Ansprechperson bei uns übernommen. Wir nutzen hierfür Microsoft 365 (Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland), das für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig ist.

Speicherdauer

Ihre Anfrage- und Buchungsdaten werden gelöscht, sobald der Zweck ihrer Verarbeitung entfällt, spätestens 12 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern kein Geschäftskontakt entsteht und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Kommt ein Vertragsverhältnis zustande, gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Weitere Informationen

Datenschutzerklärung von HubSpot: legal.hubspot.com/de/privacy-policy
Auftragsverarbeitungsvertrag: legal.hubspot.com/de/dpa
Unterauftragsverarbeiter: legal.hubspot.com/de/sub-processors-page

Widerspruch oder Widerruf: Per E-Mail an info@valaeon.com

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage, Kontaktdaten) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weiter; hiervon ausgenommen sind die in dieser Datenschutzerklärung genannten Auftragsverarbeiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese abgefragt wurde.

Für den Betrieb unserer E-Mail- und Kalenderdienste nutzen wir Microsoft 365 (Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland) als Auftragsverarbeiter.

Die von Ihnen an uns per Kontaktanfrage übersandten Daten löschen wir, sobald der Zweck für die Datenspeicherung entfällt, spätestens 12 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern kein Geschäftskontakt entsteht. Früher löschen wir, wenn Sie uns dazu auffordern oder Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen. Zwingende gesetzliche Bestimmungen, insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen, bleiben unberührt.

Für die Veröffentlichung von Stellenanzeigen und die Verwaltung von Bewerbungen nutzen wir die Plattform JOIN. Anbieter ist die JOIN Solutions AG, Eichenstrasse 2, 8808 Pfäffikon SZ, Schweiz. Als Vertreterin in der Europäischen Union fungiert die JOIN Solutions GmbH, Schönhauser Allee 36, 10435 Berlin, Deutschland.

JOIN verarbeitet Bewerberdaten im Rahmen des Bewerbermanagement-Tools als Auftragsverarbeiter für uns (Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO). Soweit dabei eine Verarbeitung in der Schweiz erfolgt, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO; zusätzlicher Garantien bedarf es insoweit nicht.

Die Datenschutzerklärung von JOIN ist abrufbar unter: join.com/de/privacy.

Wenn Sie sich auf eine bei uns ausgeschriebene Stelle bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen eingereichten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Lebenslauf, Anschreiben) ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie § 26 Abs. 1 Satz 1 i.V.m. Abs. 8 Satz 2 BDSG (Art. 88 DSGVO), jeweils zur Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses. Soweit Ihre Bewerbung besondere Kategorien personenbezogener Daten enthält, etwa Angaben zu einer Schwerbehinderung, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG.

Die Angabe der für die Beurteilung Ihrer Bewerbung erforderlichen Daten ist notwendig, damit wir Ihre Bewerbung berücksichtigen können. Ohne diese Angaben ist eine Teilnahme am Bewerbungsverfahren nicht möglich.